Мы в соц. сетях:
facebook journal vk google LinkedIn
(067) 502-44-05
to@bo-co.net
(067) 502-44-05; 
Подписаться
на рассылку






     Задать    
вопрос

Не торопись «Отправить»! Прежде, чем отправить e-mail, внимательно всё проверь

12.04.2012, 17:52

Приходит Петя Барабаскин к Васе Карабаскину и говорит:

  • Как-то у меня тухло получается с электронной почтой. То одно не в порядке, то другое…Такое впечатление, что не шибко со мной хотят переписываться.
  • Что именно не получается?- спрашивает у него Вася. – Что не так?
  • Вот вчера, например, пишу письмо нашему партнёру. В ответ получаю письмо от него. Мало того, что его ответ приходит лишь через день. Так он, к тому же, пишет, что ничего не может понять в моём письме. И самое интересное, что и я в его письме мало что могу разобрать.
  • Можешь показать мне оба письма?
  • Да не вопрос!

Прочитал Вася оба письма: письмо Петра партнёру и ответ партнёра на Петино письмо. И всё стало Васе понятно.

  • Эх, ты, писака! Кто же так пишет письма? Ладно, подготовлю для тебя памятку. Пару-тройку раз воспользуешься, потом привыкнешь, научишься. Будешь писать правильные письма. И получатели всех твои писем будут воспринимать тебя адекватно, не как какого-нибудь пакемона, а как надёжного и грамотного делового человека. Итак, вот основные моменты, на которые следует обращать внимание прежде, чем нажать на кнопку «Отправить»:

Раз. Удостоверься, что твоё письмо содержит вежливое приветствие и прощание. Если их нет, то письмо может казаться излишне требовательным или излишне лаконичным.

Два. Обращайся к адресату с соответствующим уровнем формальности и удостоверься, что написал его имя правильно.

Три. Проверь правописание и орфографию. Покажи, что ты грамотный человек. Письма с опечатками не производят серьёзного впечатления.

Четыре. Прочти письмо вслух для того, чтобы удостовериться, что вы выбрали правильную тональность письма. При выборе ударений полагайся не на форматирование, а на смысл слов. Несколько дополнительных «пожалуйста» и «спасибо» никогда не повредит.

Пять. Убедись, что текст письма содержит все необходимые детали и всю необходимую для понимания информацию. Излишние обобщения могут вызывать лишние письма в оба конца. Будь конкретен!

Шесть. Правильнолитыстроишьфразы? Правильно ли расставляешь знаки препинания? Многократно повторенные восклицательные и вопросительные знаки могут выглядеть чересчур грубо или снисходительно.

Семь. Если ты получил от кого-то эмоционально заряженное письмо, погоди немного, не торопись, отойди от компьютера и не спеши с ответом. Ещё раз прочитай полученное письмо, возможно, ты видишь в тексте то, чего там нет.

Восемь. Если твоё письмо содержит вложенные файлы, следи за размерами вложений. Иначе может возникнуть ситуация, при которой твой адресат не получит больше писем только из-за того, что его почтовый ящик просто не в состоянии будет их вместить.

Девять. Не злоупотребляйте использованием кнопки «Ответить всем», возможно, далеко не все заинтересованы получать твой непонятный ответ.

Десять. В последний раз убедись, что адрес в поле «Кому» записан действительно тот, кому ты хочешь послать письмо.

  • Если всё сделаешь так, как я сказал, то тебе удастся избежать многих недоразумений, и ты прослывёшь для всех своих корреспондентов как человек, с которым очень приятно коммуницировать, по крайней мере, обмениваться письмами. Всем будет хорошо!
  • Вася, ну ты меня и нагрузил… Надеюсь, это всё?
  • Нет, дружище. Забыл сказать самое главное. Всегда, при любых обстоятельствах ясно и понятно заполняй поле «Тема».

Автор текста: Yesipchook Sergey

закрыть

Закажите бесплатно аудит Вашего сайта